Processus d'expédition : comment fonctionne le processus d'expédition étape par étape

Le processus d'expédition semble plutôt simple si l'on considère la situation dans son ensemble. Cependant, de nombreux problèmes peuvent survenir. Lorsque cela se produit, cela peut coûter cher à votre entreprise. Il est essentiel de connaître l'ensemble du processus d'expédition pour assurer le bon déroulement des expéditions internationales.

Commençons maintenant par apprendre le calendrier des expéditions sans plus attendre.

L'importateur demande des devis et commande des marchandises

La première étape à connaître en matière d'expédition internationale est le moment où un importateur (destinataire) commande des marchandises au fournisseur (expéditeur).

Dans le cadre d'une importation traditionnelle, les acheteurs demandent un devis aux fournisseurs lorsqu'ils recherchent des articles à acheter. Une facture pro forma peut accompagner le devis.

Une facture pro forma est utilisée pour donner une estimation et est souvent sujette à des modifications. Rappelons qu'elle diffère de la facture commerciale, la facture officielle et définitive utilisée pour les déclarations de dédouanement.

Après approbation du devis, le destinataire établit un bon de commande. Un bon de commande est un contrat précisant les informations relatives à l'expédition et le coût des marchandises.

Accord sur les conditions d'expédition

Dans ce processus d'expédition, le contrat doit être régi par l'un des nombreux incoterms d'expédition après que l'acheteur a émis un bon de commande au fournisseur.

Ces incoterms répartissent les risques et les coûts entre le vendeur et l'acheteur. Ils définissent qui est responsable de quoi pendant le transport des marchandises d'un point à un autre.

Émission d'une facture commerciale

Le fournisseur concerné remettra alors à l'importateur une confirmation de commande et une facture commerciale. Il s'agit d'un document clé qui indique la quantité et le prix des marchandises vendues. Il présente également les incoterms d'expédition utilisés.

Prenez le temps de conserver la facture dans un endroit sûr, car elle constitue une preuve de la vente et est essentielle pour le dédouanement.

Faire appel à un transitaire

En tant qu'importateur, vous pouvez prendre contact avec l'entreprise de votre choix. transitaire, qui se chargera de la livraison effective des marchandises.

Réservation d'espace de fret

Il est impératif que vous choisissiez le destinataire de votre envoi. Fret aérien est plus efficace lorsque les frais d'expédition représentent moins de quinze à vingt pour cent de la valeur des marchandises. Le transport est plus rapide, plus fiable et plus sûr que le transport routier. océan fret.

Cependant, il est également plus coûteux. Par exemple, un fret maritime de $195 peut coûter $1 000 par voie aérienne. En fonction de la cargaison que vous expédiez et de l'espace disponible au cours d'une saison normale, les tarifs du fret aérien international peuvent varier de $2,50 à $5,00 par kilogramme.

Le transport international par fret maritime offre plus de valeur et de capacité. Cependant, le fret maritime est beaucoup plus lent que le fret aérien. En outre, les problèmes douaniers et les blocages portuaires peuvent entraîner des retards importants.

Inland Transit

Vous travaillez en partenariat avec un transitaire indépendant ? Dans ce cas, il est important que vous ayez un agent qui contact leur partenaire à l'étranger pour organiser la collecte des marchandises.

Le représentant prendra ensuite contact avec le fournisseur et organisera l'exportation des marchandises de l'acheteur. Cela inclut la préparation des documents nécessaires au processus d'expédition internationale, qui sont essentiels pour les douanes.

Préparer les documents pour l'expédition

Il s'agit de plusieurs documents clés auxquels vous devez prêter une attention particulière avant d'exporter vos marchandises ou même de les expédier à l'étranger :

- Lettre de transport aérien

· Connaissement

· Facture commerciale

· Certificat d'origine

- Certificat de conformité

· Liste de colisage pour l'exportation

- Licence d'exportation

- Récépissé d'entrepôt à quai ou de destination

- Certification d'inspection

· Certificat d'assurance

Tous ces éléments peuvent être gérés en votre nom par des courtiers en douane agréés ou par une société de transport de marchandises.

Dédouanement à l'exportation

Votre envoi doit être dédouané pour l'exportation avant d'être transporté par la compagnie maritime jusqu'à son adresse de destination. Ce processus est effectué automatiquement. Toutefois, dans certains cas, des documents particuliers peuvent être exigés.

Vous devez vous assurer que la documentation mentionne clairement le type de produits qui font partie de l'envoi à l'exportation. Cela peut également permettre d'éviter un retard dans l'expédition.

L'expédition ne commencera qu'une fois que votre colis aura été dédouané à l'exportation.

Chargement à bord d'un avion ou d'un navire

Une fois l'envoi emballé et prêt, il est transporté vers un port d'exportation. Selon les incoterms, ce transport sera organisé par le destinataire ou le fournisseur avec son transitaire. Le transport à l'exportation peut alors commencer.

Délivrer un connaissement

Lorsque le transporteur vient chercher les marchandises de l'acheteur, un connaissement est établi. Il s'agit de l'un des principaux documents confirmant que les marchandises ont été reçues par le transporteur dans un état décent.

De nombreux connaissements peuvent être inclus dans votre processus d'expédition internationale. Par exemple, un fournisseur peut avoir besoin d'un connaissement ‘intérieur’ lorsque les marchandises sont déplacées de l'entrepôt d'origine à l'entrepôt de destination.

Les transitaires maritimes doivent émettre un connaissement distinct à l'intention du fournisseur si la prochaine étape du voyage se fait par voie maritime.

Voici un guide complet sur le type de BL délivré par le transitaire et le type de BL délivré par le transporteur, ainsi que sur le BL pour le fret aérien délivré par la compagnie aérienne et par un transitaire.

Transit international

Une fois que les envois ont été dédouanés et qu'ils sont prêts à partir, ils sont livrés à la destination de l'acheteur ou au point de livraison convenu. N'oubliez pas que les incoterms sur l'envoi indiquent qui gère cette opération.

Mais en fonction du type d'expédition (fret maritime ou aérien, expédition LCL ou FLC), un éventail d'options de transport sera accessible. Il peut s'agir de livrer à une porte roulante pour un déchargement en direct ou de livrer un conteneur à l'aide d'un chargeur latéral et de déposer les marchandises sur le sol.

Organiser le paiement à l'expéditeur

Le coût des services de transitaire pour lesquels vous optez varie en fonction de différents facteurs tels que

- type de cargaison

- le volume et le poids

- méthode d'emballage

- le nombre et la taille des conteneurs utilisés

- coûts du transporteur et frais de documentation

- frais de gestion éventuels

Dans la plupart des cas, vous pouvez calculer un devis en ligne sur le site web des transitaires afin de trouver le prix idéal et de vous assurer de la qualité du transport. service. Vous devrez également tenir compte des frais de transport et de livraison dans le coût des marchandises vendues dans la comptabilité.

Notification d'arrivée aux ports maritimes ou aéroports du pays de destination

L'idéal est de demander une aide au suivi à votre partenaire étranger ou aux transitaires que vous avez sélectionnés. Il est toujours utile de connaître l'état de votre envoi au moment où il quitte le port de chargement.

Par ailleurs, les petites entreprises traitent rarement directement avec les compagnies maritimes. En revanche, elles font appel à une société de transport de fret qui recherche la ligne maritime idéale.

Pour suivre votre fret, vous devez connaître les transitaires qui le transportent, le numéro de réservation, le numéro de conteneur ou le numéro de document.

Destination Port Handing

La manutention au port de destination est le processus au cours duquel l'envoi est finalement chargé. Le séjour de la cargaison dans le pays de chaque acheteur fait partie du processus de transport. Cela dit, la cargaison reste au port de destination en fonction du moment où l'acheteur décide de payer les marchandises.

Dédouanement à l'importation

À ce stade, vos marchandises importées doivent être dédouanées par le bureau de douane de l'adresse de destination avant de pouvoir être transportées jusqu'à votre lieu de résidence. Cette procédure peut prendre un certain temps, en fonction du nombre de marchandises importées reçues à une date donnée.

En outre, assurez-vous d'être accessible pour un appel téléphonique et vérifiez vos courriels. N'oubliez pas que, dans la plupart des cas, on vous demandera également de remplir certains documents nécessaires.

Les documents clés doivent être complétés immédiatement et renvoyés au bureau de douane.

Destination Pays Transport intérieur

Une fois que vous avez payé les droits de douane et les taxes demandés au courtier en douane désigné par le bureau de douane, votre colis sera dédouané.

À ce stade, vous devez organiser un transport adéquat entre le bureau de douane et votre lieu de destination ou celui de l'acheteur. Vous devez vous assurer que la société de transport assure le chargement des colis. Cela permet d'éviter tout retard dans l'acheminement des produits.

Au cours de ce processus d'expédition, les marchandises sont chargées sur la remorque du camion et prêtes à être transportées jusqu'à la destination de l'acheteur. Le transitaire émet alors un connaissement de camionnage qui sert à confirmer à l'acheteur que ses marchandises sont chargées et déjà manipulées.

Conclusion

Comprendre l'ensemble du processus d'expédition et disposer d'un bon calendrier d'expédition est essentiel pour toute entreprise ou représentant à l'étranger. Déterminer l'heure de départ et d'arrivée du fret permet à chacun d'informer les douanes de ce qu'il doit attendre de son envoi ou de sa commande.

Vous voyez, l'ensemble du processus d'expédition peut s'avérer assez compliqué si les mesures nécessaires ne sont pas prises. Dans l'ensemble, nous souhaitons ajouter que tant les partenaires maritimes que les fournisseurs devraient accorder une attention particulière à chaque détail du processus d'expédition, en particulier lorsqu'il s'agit de préparer plusieurs documents clés pour l'exportation de marchandises importées. Ce faisant, vous réduirez certainement les risques de blocage au siège de la douane. Cela permettra également de simplifier et de fluidifier vos échanges commerciaux.

Nous espérons que vous trouverez ce guide sur le fonctionnement du processus d'expédition à la fois pertinent et instructif. Êtes-vous prêt à vous lancer dans le transport maritime international ? Gardez tous ces éléments à l'esprit et vous serez certainement prêt à partir.

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